英语邮件书写格式范文 第1篇

英文电子邮件的写作特点及格式

ⅠSubject

主题（Subject）框的内容应简明地概括信的内容，短的可以是一个单词，如greetings；长的可以是一个名词性短语，也可以是完整句，但长度一般不超过35个字母。

一般来说，只要将位于句首的单词和专有名词的首字母大写即可。另外一种较为正规的格式可将除了少于5个字母的介词、连接词或冠词之外的每一个单词的首字母大写， 例如：New E-mail Address Notification；

视信的内容是否重要，还可以开头加上URGENT或者FYI（For Your Information，供参考），如：URGENT：Submit your report today!

ⅡSalutation & Main Body

1、称呼要礼貌得体，符合商务英语写作习惯。

如不知对方姓名只知头衔，可用 Dear + Title作为称呼；如只知对方姓名不知性别，可用Dear + 全名； 如邮件为一封通函，则用Dear All作为邮件称呼；

2、正文应结构清楚，便于阅读。

如正文内容较长，可使用小标题、小段落，或利用星号、下划线及段落间空行等方式使邮件眉目清楚、一目了然。

3、用_Hey_作为写给朋友的电子邮件开场白没有任何问题，但是最好不要用这种方式给一个潜在的商务伙伴这样写信。另，用非常正式的传统开场白_Dear Sir_ 也已经越来越过时了。最好写成_Dear Mr. / Ms._ 后跟那个人的姓氏。同事之间，通常可直呼其名，如_Dear John_。

4、在邮件的第一段清楚的表明你写信的目的，保证每一段中都有**核心观点的中心句。使用类似_first, second, next, and finally_的词引导读者你所要表述的每一个观点。你不需在邮件中包括所有的详细内容，取而代之的可以是类似_If you have any other questions please feel free to contact me,_这样的短语来结束邮件，这样一来可以为对方创造进一步交流的前提。

5、称呼和正文之间，段落之间，正文和信尾客套话之间一般空一行，开头无须空格。 Ⅲ Spelling

1、E-mail的非正式的文体特点并不意味它的撰写可以马虎行事，特别是给长辈或上级写信，或者撰写业务信函更是如此。写完信后，一定要认真检查有无拼写、语法和标点符号的错误。

2、外国国名尽量用大写，是为表示尊重；

3、标点要准确；

4、大小写要注意，尤其是句子开头，首字母一定要大写。非必要，不要整个字都是大写。 Ⅳ Ending

A、书信的结尾致意要留意，弄清大家的关系再选择用词，例如：

1、 Very Formal非常正规的(例如给***的)

Respectfully yours, Yours respectfully,

2、 Formal正规的(例如客户公司之间)

Very truly yours, Yours very truly, Yours truly,

3、 Less Formal不太正规的(例如客户)

Sincerely yours, Yours sincerely, Sincerely, Cordially yours, Yours cordially, Cordially,

4、Informal非正规的(例如朋友,同事之类)

Regards, Warm regards, With kindest regards, With my best regards, My best, Give my best to Mary, Fondly, Thanks, See you next week!

B、信尾客套话（Complimentary close）通常也很简明。常常只须一个词，如：Thanks，Best，Cheers，不需要用一般信函中的Sincerely yours或Best regards。

C、签名：不要把Mr., Ms., Mrs., Dr.之类一起签；签名也看信件的语气.给朋友或公司客户,签Bill也可以, 给陌生人就最好用Gates或者Bill Gates.

Ⅴ Other Attentions

A、文法

1、切忌主客不分或模糊

例子：Deciding to rescind the earlier estimate, our report was updated to include $40,000 for new equipment.

应改为：Deciding to rescind our earlier estimate, we have updated our report to include $40,000 for new equipment. (We我们是主语, 不是report。)

2、句子不要凌碎

例子：He decided not to audit the last ten contracts. Because of our previous objections about compliance. 应该连在一起。

3、结构对称，令人容易理解。

例子: The owner questioned the occupants lease intentions and the fact that the contract had been altered with ink markings.

应改为：The owner questioned the occupants lease intentions and ink alterations of the contract.

4、单复数不要乱，不然会使读者看着不舒服。

例如：An authorized person must show that they have security clearance.

5、时态和语气不要转变太多。

6、选词要正确

7、地址上的数字直接用*数字, 除了“One”以外，例如：

127 Ninth Avenue, North

127 E. 15 Street

5 Park Avenue

One Wingren Plaza

556 - 91 Street

B、文体

1、可读性：对象是大学程度的话，用高中的\'英文就行，最好多用短句 (15-20字)；对于技术性的字, 就更加要简单易明了。

2、注意段落的开头：一般来说, 重要或强调的事情都放在信件或段落的开头，例如:

（1）.Because he was unable to attend the meeting personally, he forwarded his congratulations on cassette tape.

（2）.He forwarded his congratulations on cassette tape because he was unable to attend the meeting personally. 两者强调的事情就有分别了.

3、轻重有分， 同等重要的用and来连接，较轻放在次要的句子里.

4、意思转接词要留神. 例如: but (相反), therefore (结论), also (增添), for example (阐明).

5、句子开头不要含糊不清的主词。

例子: These decisions have been a big disappointment to the commi* members. They have delayed further action. They是指什么? 开头少用this, that, it, they, 或 which.

6、修饰词的位置要小心,

例如: He could only reimburse the cost after July 15.

应为 He could reimburse the cost only after July 15.

7、立场观点一致. 少用被动语.

例如: Partial data should be submitted by April.

改为: You should submit partial data by April.

C. 格调

1、式样和句子长度不要太单调，千篇一律的subject-verb-object会使得邮件很枯燥；有时时短句跟着长句可以使得邮件丰富一些.

2、弱软的词(. was, were, is, are...)可以加强一点.

例如: Prunton products are highly effective in ...

改为: Prunton products excel in ...就有力很多了.

D、内容与附件

E-mail文体的另外一个特点是简单明了，便于阅读，太长的内容可以以附件的方式发出。一个段落大多仅由一到三个句子组成。

另外，为了节约时间和空间，电子邮件中可使用缩略语，如“U”表示“you”，“Pls”表示“please”，“Info”表示“information”，“Qty”表示“quantity”。

英语邮件书写格式范文 第2篇

Dear Mr./Ms,

Mr. John Green, our General Manager, will be in Paris from June 2 to 7 and would like to come and see you, say, on June 3 at . about the opening of a sample room let us know if the time is convenient for you. If not, what time you would suggest.

Yours faithfully,

尊敬的先生/**

我们的总经理约翰格林将于六月2日到7日在巴黎，有关在那开样品房的事宜，他会于六月3日下午2：00点拜访您。

请告知这个时间对您是否方便。如不方便，请建议具体时间。

您诚挚的\'

英语邮件格式3篇（扩展5）

——外贸：商务英语邮件常用表达大3篇

英语邮件书写格式范文 第3篇

商务类英语email写作样式

一、商务英语电子邮件的格式

常见的商务英语电子邮件包括以下五部分：

①写信人Email地址、收信人Email地址、抄送收信人Email地址、密送收信人Email地址。②标题。③称呼、开头、正文、结尾句。④礼貌结束语。⑤写信人全名、写信人职务及所属部门、地址、电话号码、传真等。

其中邮件主题应体现邮件主旨，要引人注目、意思明确，最好为名词或动名词短语；称呼礼貌得体，符合商务英语写作习惯，如不知对方姓名只知头衔，可用 Dear+Title作为称呼，如只知对方姓名不知性别，可用Dear+全名，如邮件为一封通函，则用DearAll作为邮件称呼；正文应结构清楚，便于阅读，如正文内容较长，可使用小标题、小段落，或利用星号、下划线及段落间空行等方式使邮件眉目清楚、一目了然。

二、商务英语电子邮件写作应遵循的六大原则

1、亲切自然：可以用We 就不要用You

每一封email往来，都是你和与收信人之间的交流。很多人以为写商业e-mail就应该用「生意腔」，于是把本来有感情基础的e-mail写得官样。

把每次e-mail往来当成是跟对方进行了一次交谈，只不过交谈的界面是e-mail。用我／我们做主词，这样才能让email读起来热情、友善，像朋友交谈那样简单自然，亲切又人性化。 官样e-mail：Your mail has been received.

亲切e-mail：I have received your mail.

官样e-mail：Your complaint is being looked into.

亲切e-mail：We are looking into your complaint.

2、一针见血：可以清楚 就不要模糊

写email最忌讳文绉绉，要打电话给人就用call，要去拜访人就说visit，不要刻意用自以为正式但其实意思模模糊糊的字。

模糊字：contact

清楚字：call／write／visit

模糊字：soon

清楚字：by March 15

3、言简意赅：可以一个字就不要两个字

大部份商业人士跟你一样，每天都要阅读大量e-mail。所以e-mail一定要写得简明扼要。与主题无关或者无助于e-mail目的之内容，请毫不留情的舍弃。

冗长句：The paper jam had the effect of a destructive force on the copy machine. 精简句：The paper jam destroyed the copy machine.

冗长句：We have enclosed a brochure which shows further details of manufacture. 精简句：The enclosed brochure shows further manufacture details.

4、语汇朴实：用对方看得懂的关键字

每个行业都有自己的行话，写e-mail时要确定别人懂不懂你的行话，也尽量不用华丽词藻。**人习惯使用朴实的语言。

迂回句：We look forward to a bright and glorious future of cooperation.

朴实句：We hope to have the opportunity to work with you in the future.

迂回句：The choice of exogenous variables in relation to multi-collinearity is contingent upon the derivations of certain multiple correlation coefficients.

朴实句：Sup* determines demand.

5、有技巧的表达：永远让人觉得youre helpful

同样一件事说法不同，得到回应就不同，有技巧的说法让人乐于为你效劳。

拙劣说法：Obviously, if you’d read your policy carefully, you’d be able to answer these questions yourself.

漂亮说法：Im glad to clear up these questions for you.

拙劣说法：In order to complete the claim you made, sim*..

漂亮说法：To complete your transaction,..

6、下一个专业的信件标题

许很多人没有意识到，e-mail的标题是很重要的一部分，邮件给对方的第一印象就是透过标题来完成。如果标题没有内容，看起来像群组垃圾邮件，命运就是直接进入垃圾桶。 不专业标题：How are you?

专业标题：Introduction: Our Product Offerings for Bright Ideas Imports

不专业标题：Can we work together?

专业标题：Proposal: Bright Ideas Imports—ABCs Partnership Opportunity

内容源自：美联英语

英语邮件格式3篇（扩展2）

——商务英语邮件写作格式3篇

英语邮件书写格式范文 第4篇

dear sir or madam:

thank you for your inquiry dated 25 march. we are always pleased to hear from a valued company.

i regret to say that we cannot agree to your request for technical information regarding our products. the fact is that moat of our competitors also keep such information private and confidential.

i sincerely hope that this does not inconvenience you in a…虎知道 …ny way. if there is any other way in which we can help you, do not hesitate to contact us again.

truly yours,

以上内容就是虎知道为您提供的5篇《发英文邮件的正确格式范文》，能够帮助到您，是虎知道最开心的事情。