英语电子邮件书写格式范文 第1篇

电子邮件格式范文

电子邮件伴随着电子计算机的普及，成为当今时代人际交流的重要的文书样式。它既可用于处理公务，还可用于私人交往。起着沟通信息、交流感情的作用。使用电子邮件进行对外联络，不仅安全保密，节省时间，不受篇幅的限制，传输速度快，能够跨越时空，而且还可以大大地降低通信费用，它为信息时代人们的快节奏、高效率信息传递提供了便利与可能。

（二）电子邮件的撰写

1.电子邮件的.结构与内容

电子邮件由邮件头和正文结构而成。

邮件头包括收件人、抄送人地址、主题（邮件名称）、发件人地址等内容。正文包括三部分内容。

（1）信头。第一行顶格写对收信人的称呼。

（2）信体。开门见山、直接人题，告知事宜，传递信息，分享情绪，可自由发挥。

（3）信尾。写明发邮件人姓名、发邮件日期。

2.电子邮件的撰写要求

（1）主题要明确。一封电子邮件，大都只有一个主题，并且往往需要在前注明。若是将其归纳得当，收件人见到它便对整个电子邮件一目了然了。

（2）语言要流畅。电子邮件要便于阅读，就要以语言流畅为要。尽量别写生僻字、异体字。引用数据、资料时，则最好标明出处，以便收件人核对。

英语电子邮件书写格式范文 第2篇

Dear Madam,

We have received your letter of April 12, 2011, complaining no invoice attached with the lady shaver you brought from us. We have to admit that it was due to our negligence. We checked our sales record, which is in accordance with the information you provided and made out an invoice for the item.

We apologize sincerely for the trouble we brought to you.

Enclosed please find an invoice.

Yours sincerely,

Li Ming

尊敬的女士：

我们已经收到了您于2011年4月12日关于投诉您从我处购买的女用剃毛刀未开**的来信。我们不得不承认这是由我们的疏忽所致。我们查对了销售记录，发现与您提供的信息一致，我们已经为该商品补开了**。

我们为给您带来的麻烦表示道歉。

随信附上**一份。

英语作文电子邮件格式3篇（扩展9）

——英语电子邮件 (菁选3篇)

英语电子邮件书写格式范文 第3篇

Subject: We regret that we cannot accept your counter-offer.

Dear Sir,

In reference to your E-mail of August 1, we cannot make a better offer than the one we suggested to you, we feel that offer itself is most generous under the circumstances.

In checking our books, we find that you have purchased from us twice as much the first three months of this year as you did in the first three months of last year. This indicates to us that you have been successful in retailing our merchandise.

We hope that upon reconsideration you will be able to accept our offer. We have been very pleased to have you on our list of accounts.

Best regards,

Xxx

主题：拒绝还盘

亲爱的先生：

关于你8月1日的电子邮件所谈价格，我们认为不能再报比那更低的价格了。处于当前情况下，他本身就说明是最慷慨的价格了。经查对我们的账目发现，你们今年的\'头3个月在我处所购的货物是去年同期的两倍。这就说明，你们零售我们的货物方面是取得了成就的。因此希望你们经过重新考虑后，能够接受我们的该项报价。我们已很乐意的将你们的名字留在我们的账目**。

你真诚的，

xxx

英语作文电子邮件格式3篇（扩展8）

——商务英语常用电子邮件了 (菁选3篇)

英语电子邮件书写格式范文 第4篇

Dear Mr./Ms,

Mr. John Green, our General Manager, will be in Paris from June 2 to 7 and would like to come and see you, say, on June 3 at . about the opening of a sample room let us know if the time is convenient for you. If not, what time you would suggest.

Yours faithfully,

尊敬的先生/**

我们的总经理约翰格林将于六月2日到7日在巴黎，有关在那开样品房的事宜，他会于六月3日下午2：00点拜访您。

请告知这个时间对您是否方便。如不方便，请建议具体时间。

您诚挚的\'

英语作文电子邮件格式3篇（扩展7）

——商务英语邮件3篇

英语电子邮件书写格式范文 第5篇

英文电子邮件的写作特点及格式

ⅠSubject

主题（Subject）框的内容应简明地概括信的内容，短的可以是一个单词，如greetings；长的可以是一个名词性短语，也可以是完整句，但长度一般不超过35个字母。

一般来说，只要将位于句首的单词和专有名词的首字母大写即可。另外一种较为正规的格式可将除了少于5个字母的介词、连接词或冠词之外的每一个单词的首字母大写， 例如：New E-mail Address Notification；

视信的内容是否重要，还可以开头加上URGENT或者FYI（For Your Information，供参考），如：URGENT：Submit your report today!

ⅡSalutation & Main Body

1、称呼要礼貌得体，符合商务英语写作习惯。

如不知对方姓名只知头衔，可用 Dear + Title作为称呼；如只知对方姓名不知性别，可用Dear + 全名； 如邮件为一封通函，则用Dear All作为邮件称呼；

2、正文应结构清楚，便于阅读。

如正文内容较长，可使用小标题、小段落，或利用星号、下划线及段落间空行等方式使邮件眉目清楚、一目了然。

3、用_Hey_作为写给朋友的电子邮件开场白没有任何问题，但是最好不要用这种方式给一个潜在的商务伙伴这样写信。另，用非常正式的传统开场白_Dear Sir_ 也已经越来越过时了。最好写成_Dear Mr. / Ms._ 后跟那个人的姓氏。同事之间，通常可直呼其名，如_Dear John_。

4、在邮件的第一段清楚的表明你写信的目的，保证每一段中都有**核心观点的中心句。使用类似_first, second, next, and finally_的词引导读者你所要表述的每一个观点。你不需在邮件中包括所有的详细内容，取而代之的可以是类似_If you have any other questions please feel free to contact me,_这样的短语来结束邮件，这样一来可以为对方创造进一步交流的前提。

5、称呼和正文之间，段落之间，正文和信尾客套话之间一般空一行，开头无须空格。 Ⅲ Spelling

1、E-mail的非正式的文体特点并不意味它的撰写可以马虎行事，特别是给长辈或上级写信，或者撰写业务信函更是如此。写完信后，一定要认真检查有无拼写、语法和标点符号的错误。

2、外国国名尽量用大写，是为表示尊重；

3、标点要准确；

4、大小写要注意，尤其是句子开头，首字母一定要大写。非必要，不要整个字都是大写。 Ⅳ Ending

A、书信的结尾致意要留意，弄清大家的关系再选择用词，例如：

1、 Very Formal非常正规的(例如给***的)

Respectfully yours, Yours respectfully,

2、 Formal正规的(例如客户公司之间)

Very truly yours, Yours very truly, Yours truly,

3、 Less Formal不太正规的(例如客户)

Sincerely yours, Yours sincerely, Sincerely, Cordially yours, Yours cordially, Cordially,

4、Informal非正规的(例如朋友,同事之类)

Regards, Warm regards, With kindest regards, With my best regards, My best, Give my best to Mary, Fondly, Thanks, See you next week!

B、信尾客套话（Complimentary close）通常也很简明。常常只须一个词，如：Thanks，Best，Cheers，不需要用一般信函中的Sincerely yours或Best regards。

C、签名：不要把Mr., Ms., Mrs., Dr.之类一起签；签名也看信件的语气.给朋友或公司客户,签Bill也可以, 给陌生人就最好用Gates或者Bill Gates.

Ⅴ Other Attentions

A、文法

1、切忌主客不分或模糊

例子：Deciding to rescind the earlier estimate, our report was updated to include $40,000 for new equipment.

应改为：Deciding to rescind our earlier estimate, we have updated our report to include $40,000 for new equipment. (We我们是主语, 不是report。)

2、句子不要凌碎

例子：He decided not to audit the last ten contracts. Because of our previous objections about compliance. 应该连在一起。

3、结构对称，令人容易理解。

例子: The owner questioned the occupants lease intentions and the fact that the contract had been altered with ink markings.

应改为：The owner questioned the occupants lease intentions and ink alterations of the contract.

4、单复数不要乱，不然会使读者看着不舒服。

例如：An authorized person must show that they have security clearance.

5、时态和语气不要转变太多。

6、选词要正确

7、地址上的数字直接用*数字, 除了“One”以外，例如：

127 Ninth Avenue, North

127 E. 15 Street

5 Park Avenue

One Wingren Plaza

556 - 91 Street

B、文体

1、可读性：对象是大学程度的话，用高中的\'英文就行，最好多用短句 (15-20字)；对于技术性的字, 就更加要简单易明了。

2、注意段落的开头：一般来说, 重要或强调的事情都放在信件或段落的开头，例如:

（1）.Because he was unable to attend the meeting personally, he forwarded his congratulations on cassette tape.

（2）.He forwarded his congratulations on cassette tape because he was unable to attend the meeting personally. 两者强调的事情就有分别了.

3、轻重有分， 同等重要的用and来连接，较轻放在次要的句子里.

4、意思转接词要留神. 例如: but (相反), therefore (结论), also (增添), for example (阐明).

5、句子开头不要含糊不清的主词。

例子: These decisions have been a big disappointment to the commi* members. They have delayed further action. They是指什么? 开头少用this, that, it, they, 或 which.

6、修饰词的位置要小心,

例如: He could only reimburse the cost after July 15.

应为 He could reimburse the cost only after July 15.

7、立场观点一致. 少用被动语.

例如: Partial data should be submitted by April.

改为: You should submit partial data by April.

C. 格调

1、式样和句子长度不要太单调，千篇一律的subject-verb-object会使得邮件很枯燥；有时时短句跟着长句可以使得邮件丰富一些.

2、弱软的词(. was, were, is, are...)可以加强一点.

例如: Prunton products are highly effective in ...

改为: Prunton products excel in ...就有力很多了.

D、内容与附件

E-mail文体的另外一个特点是简单明了，便于阅读，太长的内容可以以附件的方式发出。一个段落大多仅由一到三个句子组成。

另外，为了节约时间和空间，电子邮件中可使用缩略语，如“U”表示“you”，“Pls”表示“please”，“Info”表示“information”，“Qty”表示“quantity”。