商务英语投诉信范文 第1篇

有相关资料统计显示，世界上有超过百分之六十以上的人口在讲十二种语言，其中包括联合国规定的六种工作语言即：汉语、英语、法语、俄语、西班牙语和阿拉伯语。汉语是使用人数最多的一种，现已超过十三亿人口，但区域比较集中，基本上局限在中国和一些海外的华人集聚地；英语紧随其后，将英语作为官方语言的有英国、美国、加拿大、澳大利亚和新西兰，人口有近四亿；此外，英联邦的五十三个国家把英语作为第二语言或官方的对外交际语言，人口两点五亿，将英语作为外国语使用的人约有三到五亿。由此可见，英文不仅使用的人数众多，涵盖的范围也最广。从上世纪中叶起，由于美国在世界政治、军事、经济、科技等方面的地位日益提高，英文的使用也趋于更加广泛。目前，各国际组织间的政治、经济会议，各国的商贸往来、学术交流等使用的文件基本上都是用英文撰写和记载的；非英语国家出版的各类学术著作、研发的科技成果等均是用英文对外发表的，就连不同国家华人之间的一些商贸往来信函也用英文撰写的。由于世界经济一体化已成为一种必然的趋势，从战略发展的角度来分析，英文商业信函的使用非但不会减少，反而会持续攀升，其地位和作用也会变的更加显著和重要。

除以上政治，经济，学术，商贸交往外，我国的大学四～六级英语考试也有英语信函的写作内容。国际通用的雅士英语测试也有信函写作的考试内容。更有一些大学毕业生在求职，申请海外留学，移民，工作在合资，独资企业的技术人员也经常面对信函的书写问题。而生活在海外的中国人每天要面对大量信件，这些信件来自于当地政府， 社会团体，金融机构，保险公司，贷款公司，海关，法庭，警察诸多种种。有声明信，解释信，投诉信，委托信等等，这些还是作为主要交流工具解决人们日常中面临的烦恼，对事情的处理意见，解决方法等等。因为信函附有本人签字在西方国家具有比电话， Email 等其它方式更多的法律效力。

根据以上分析，不难看出英语已逐渐成为国际交往中各个方面使用最多的一种语言，其国际通用性与重要性日益增强。语言作为人与人交流工具的基本表达方式有两种：一种是口语，另一种是文字。而后者表现的犹为突出，在国际商贸活动中，几乎所有的交易最终都是通过文字来完成的。因此，英文信函、文件等在国际经贸活动中起着至关重要的作用。在美国， 英国，加拿大，澳大利亚，新西兰等英语作为官方语言的国家，把英语信函大致分三种：官方政府信函，商贸信函 （Business Letter）和一般信函 （General letter）。商贸信函包括：询价（Enquiry），报价（Quotation），订货（Order），装运（Shipment），请求（Request），回复（Reply），投诉（Complaint）， 索赔（Claim），拒绝信 (Refuse)，销售信(Sale)，邀请函 （Invitation），感谢信 （Thanks），道歉信（Apology），祝贺信 （Congratulations），通知 （Notice），备忘录（Notes），会议记录 （Meeting Record），简历（Resume），申请函（Application），推荐信 （Recommendations），报告调查问卷 (Survey)，和商务文件 (Business Documents)。商务英语信函是国际商务交际的主要沟通成交方式，是国际商务交际的不可取代的。一封明了，得体的商务英语信函可以帮助一个企业树立良好的商业形象，进而促成贸易合作， 实现双赢的局面；反之，事与愿违，使商务活动失败，使企业错失良机，甚至不可估量的损失。一般的信函包括：邀请信（Invitation），感谢信（Thanks），道歉信（Apology），祝贺信（Congratulations）， 抱歉信（Regret），求助信（Request），赠礼信（Presentation），预定信（Booking），申请信（Application），推荐信（Recommendations），简历 （Resume），回复 （Reply），投诉（Complaint），索赔（Claim）等等。

无论是商务信函还是一般信函，一定要按一定的格式写，商务信函比较正规，称谓，段落，结尾都要按标准写。个人信件比较简单一些，比较熟的人写信不用正规的格式。 但两种信件写作一定要准确表达发信人的意图。就是清楚明白地陈述内容，不能让读信人产生异议，不能引起不必要的误会。一些商务信函涉及到双方的债权，债务等利益关系，而且具有“准公文和类合同”的凭证作用与约束作用，所以必须准确无误，包括内容、格式、语体、语法、措词、标点符号等在内。其次，信件一定要简洁、明了。就是要有简明有力的行文。商务英语信函的目的就是要快速准确地传递商务信息，它本身的时效性决定了它必须简洁明了。最后，一些朋友间的信件需要丰富的感彩。就是要求文词含蓄优美。大方、文雅的形象本身就具有说服力。

商务英语投诉信范文 第2篇

14/1/2010

Dear sir/madam,

I ordered a shirt(order )from your company online three weeks ago .However,your staff sent me a shirt in a wrong size .I hope you can send me the right-sized and cover the fee of sending the wrong shirt back to will complain the case to the institution that protects consumers\' rights.

Thank you

yours,

Shania

我是学经贸英语的，刚刚学完商务英语写作，希望能帮上忙

商务英语投诉信范文 第3篇

【关键词】商务写作；技巧；四点方案

1.商务文书写作的一般技巧

商务英语并非是一种专门的语言，就其基本用词、基本句型和基本语法而言都与普通的英语毫无差别，它只是将英语运用到商务环境和商务活动中的一种专门用途英语。

商务英语专业的学生学习写作商务英语文书是从学习写作技巧开始的。《福布斯》杂志的创始人——马尔克姆·福布斯曾经说“一封好的商务信函，可以让你得到一次面试的机会，帮助你摆脱困境，或者为你带来财富”。也就是说，写好商务文书在一定程度上能够给大家带来很大的经济利益。一封好的商务信函需要做到外观格式正确，内容完整，条理清晰，语言简练，语法句式用词正确，此外还需语气得当。

那么如何才能用英语写出一封好的商务文书呢？本文将通过分析写作案例，介绍商务英语文书的结构技巧——“四点方案”。

2.什么是“四点方案”

雪莉·泰勒（Taylor， 2007：20）在《商务英语写作实例精解》一书中说：“无论是撰写商务信函、传真电文、备忘录还是电子邮件，设定其主体结构的总体规则是相同的。用地道的商务语言写出结构恰当的文书是有效交流的核心。” 她还在书中提出一个设定文书结构的“四点方案（4 point plan）”，主要包括以下几个部分：

① 开场白或简述（opening or introduction）：说明写信的原因，内容可以包括阐述写信的目的，提及前一封信件、上次的接触或此前的文书。

② 中间部分（central section），也即信的主体，提供收件人所需了解的所有信息，或者写信人要求对方提供的信息，有时两者都包括。简单明了地陈述细节，并根据内容分成段落。确保逻辑通顺。

③ 结论（conclusion）部分说明收件人应采取的行动和写信人将采取的行动。如有必要提出最后期限。

④ 结尾（close）通常只需简单的一行句子，与信的内容相呼应。

3.用“四点方案”设定商务文书的行文结构

电子邮件

下面以一封电子邮件来说明如何用“四点方案”设定文章结构。

John Wang想请Suzie为公司25周年庆典录制影像。之前他曾去参观过她的工作室，回来后觉得很满意，于是去信商谈录制方案及费用事宜。请看下面的电子邮件：

From johnwang@

Date 14：10：03

Subject 25th anniversary video

Dear Suzie

①Thank you for inviting me to visit your studios last week. I was most impressed by your new facilities.

②I am delighted that you can accept our invitation to produce a video to celebrate the company’s 25th anniversary. This is a very special landmark in our history， and it is important that this video portrays both past， present and future.

③You promised to let me have a draft outlining your thoughts for this special video. I look forward to receiving this before 30 October together with your approximate costings.

④If you need any further information please give a call on 2757272.

Best wishes

John Wang

Market Manager

ST Electronics

分析：①开门见山说明写信的原因，提及之前的接触，即参观对方的工作室。并谈及感受，即对对方的办公设施很满意。②是邮件内容的主体，提供收件人所需了解的所有信息，即请Suzie为公司25周年庆典录制影像。简单明了地陈述细节，说明此事的重大意义。③是结论部分，说明收件人应采取的行动，这里John Wang要求Suzie设计出录制方案及费用并提出期限即“30 October”。④是结尾，只有简单的一句话，提供电话号码以备日后联系，与前一部分内容相呼应。

可以看出，这封运用“四点方案”写出来的电子邮件，结构合理、条理清晰，内容没有一句多余的话，完全达到了商务沟通的目的。

一般信函

由于电子邮件一般遵守“一件事一个主题”原则，所以篇幅较短，比较容易设定结构。那么一封表达较多内容的信函是如何运用“四点方案”来组织结构的呢？

Winston所在的公司于2月16日向Brown所在的公司订购了一批衬衫（订单号2601），但是收到的货物却不能满足他们的要求，不仅出了质量问题而且数量也不够。Winston给 Brown写了一封投诉信，包含了以下这些内容：

1） 货物质量远远达不到之前的样品的质量，所以不能被接受。

2） 订购的是1500件衬衫，收到的却只有1400件。

3） 很多老主顾已经定了货，现在却不能发货，因此公司蒙受了极大的损失。

4） 务必于3月20日前告知处理方案。

5） 如逾期收不到答复则取消订单并要求赔偿。

请看下面的这封由Winston 写给Brown 的投诉信是如何运用四点方案来设定结构的。

Dear Mr Brown

①We have just received delivery of order no. 2601 placed with you on 16 February. We regret to say， however， that the goods delivered do not meet our requirements.

②The quality of the goods appears to be far below that of the samples which were sent earlier and are therefore not acceptable. Furthermore， as you can see in the copy of the invoice we enclose， we requested 1，500 shirts but have only received 1，400 of those.

③We have received many requests from our regular customers for these shirts but have been unable to fulfill the orders and have lost considerable revenue as a result. We therefore hope you will let us know by March 20 what action you can take to help us solve this present difficulty. If we do not hear from you by that date we will regretfully be forced to cancel the order and ask for compensation.

④We look forward to hearing from you soon.

Yours sincerely

Winston Bevan

分析：①开门见山说明写信的原因，指出2月16日的订单收到的货物不能满足他们的要求，收信人一眼便知此信的目的是投诉。②说明投诉的原因及细节，提供收件人所需了解的所有信息，收到的衬衫不仅出了质量问题（与样品质量不符）而且数量也不够（订购1500件，收到1400件）。③是结论，说明收件人应采取的行动和写信人将采取的行动。由于许多老主顾已经定了货，现在却因对方原因不能发货，使公司蒙受了损失，因此对方必须于3月20日前告知对此事的处理方案，否则将取消订单并要求赔偿。④只有简单的一句话，看似可有可无，却表达了写信人坚决却不失礼貌的态度，使事态的发展留有缓和的余地。

这封信正是运用了“四点方案”，将一大堆的内容进行了合理布局，使信的每一部分功能一目了然，内容与结构完美相结合。“四点方案”还可以用来布局传真的行文结构，因为传真电文的写作方式与商务信函相差无几，这里不再举例。

商务报告

此外，“四点方案”还可以稍作调整，用来设定篇幅简短的商务报告的结构。简要的商务报告一般分为简介（introduction）、讨论（discussion）、结论（conclusions）和建议（recommendations）四个部分。请看下面这个关于在公司实行禁烟的报告：

①This report examines whether there is a need for the company to have a smoking ban. At the moment employees can smoke where they like. This includes smoking at their desks， in the reception area and in the restaurant.

②It is a fact that smoking is harmful to health. Ten times as many smokers get lung cancer as non-smokers. Moreover non-smokers are also at risk from passive smoking. Personally， I believe most employees who smoke would like to stop smoking. It is certainly the case that non-smokers are unhappy about working in a smoky environment. If it was forbidden to smoke in the building I think that smokers would be willing to go outside the building to have a cigarette.

③It’s important that the company considers the health and safety of all its employees， as well as visiting customers. Allowing employees to smoke anywhere is dangerous firstly because it is harmful to health， and secondly because it can be a fire risk. In addition it is inconsiderate to non-smokers.

④This report therefore recommends that smoking is banned from the whole building. This does not necessarily mean that the ban is total and immediate. One possible course of action could be that smoking is banned from the restaurant and reception area immediately. I suggest that a shelter is provided outside the building for smokers and then for smoking to be banned everywhere， including the toilets.

分析：①阐明报告的缘由（公司是否有必要禁烟）和背景（目前员工抽烟不受限制）。②讨论事实和意见，指出员工在工作中抽烟的做法不仅伤害自身更危及他人。③是结论，因为吸烟危害健康，公司应该考虑到员工及来访客户的健康与安全。④提出如何禁烟的具体措施及做法。

4.结语