公文格式及范文(推荐4篇)

公文格式及范文 第1篇

公文既然是人类处理生产劳动和社会活动的工具，人们周围所发生的一切事情都要通过公文这个工具来进行管理和处理。由于公文工作是一项普遍性和基础性的工作，因此不能削弱，只能改革和加强。这样公文的规范化和处理工作的制度化就提到议事日程上来了。

所谓公文规范化，指的是根据公文的约定俗成或是明文规定的规格标准。规范化就是制定公文的全面系统的规格标准，使人们的工作行动合乎这些规格标准。

所谓制度，就是要求大家共同遵守的办事规程和行动准则。公文处理的制度化，对公文处理的全部活动都定出具体的处理规范，并且保证这些规范的正确顺利的实施。使公文处理依法进行。

《办法》就属于国家行政机关公文处理的法规性文件，也就是国家行政机关公文处理中需要共同遵守的制度。

经_办公厅提出的1999年由国家技术监督局批准的《国家行政机关公文格式》国家标准（GB/T9708—1999），把我国的国家行政公文格式纳人了国家标准体系，使我国国家行政机关公文规范化、标准化。

（二）公文格式的法定性

公文写作，在不同的历史时期、不同的社会，它的写作要求是不一样的。回顾几千年来中国历史，我国的公文一直是为少数封建统治阶级和官僚资产阶级服务，一直是他们剥削和压迫广大人民群众，维护其统治地位的工具。历史无论朝代怎么变更，公文的这种性质始终没有变动。解放以后，我们党和国家领导的几十年公文改革，彻底地改变了公文的这个性质，把公文变成了无产阶级和人民大众同帝国主义封建主义、官僚资本主义进行斗争的武器，变成了管理自己国家，为广大人民群众服务，推动社会主义发展、推动经济发展和社会进步的工具。

正因如此，我国新型公文表现出三大特点：

1．坚持无产阶级公文的原则性和严肃性，使我们的公文在广大人民群众中享有崇高的威望和法定效果。

2．运转讯速、工作效率高。由于公文有了党和国家的正确指导，有了严格的健全的纪律和制度，因此上情下达，下情上传，横向沟通上体现出迅速、准确、无误。

3．廉洁奉公、全心全意为人民服务

这三大特点就体现出我国公文格式所具有的阶级性和法定性。

（三）公文格式的层次性

在现代社会中每一个国家都使用公文这种工具来实施管理。但每个国家的内部又分有好多政府部门来进行管理。这样就形成一个国家的全部公文构成国家公文体系，它反映着国家机关的体系即国家机构的状况；每个国家的内部机关的公文成为国家公文的一个子系统，所有国家机关内部的公文子系统综合汇总构成国家行政机关公文体系。这一构成情况就反映出公文的层次性。

我国现阶段国家公文体系就包括：中国_机关文件、政府机关文件（即国家行政机关公文）、司法机关文件、外交部门文件、军事机关文件和行政法规等公文子系统。这种公文系统，它反映了我国政治体制（制度）的本质特性，也反映出具有中国特色的社会主义国家公文的层次性。

（四）公文的美观和庄重性

公文格式的美观和庄重性，是公文格式的又一特性。它是反映不同层级，不同用途的公文经约定俗成后制成不同表述形式。

公文格式及范文 第2篇

办公自动化即利用计算机等现代先进设备处理工作，它改变了过去复杂、低效的手工办公方式，目前，公文的撰写、印发、处理等基本上实现了办公自动化。然而，当前有关行政公文写作的教材，仍以2000年执行的《国家行政机关公文格式》（以下简称“《格式》”）为蓝本，这一标准存在严重的表述模糊化的缺陷，以此作为编写行政公文教材的蓝本，进而指导教学，有失科学。2012年4月，_中央办公厅、_办公厅联合印发了《党政机关公文处理工作条例》（中办发[2012]14号），旨在进一步规范公文格式。但该条例依然没有纠正2000年《格式》表述模糊化的缺陷，其第十条规定：“公文的版式按照《党政机关公文格式》国家标准执行”[1]。因此，行政公文教材在编写中不可避免地存在以下问题。

（一）部分概念解释缺失

《国家行政机关公文格式》[2]第8条称：“置于公文首页红色反线（宽度同版心，即156mm）以上的各要素统称眉首……。”而纵观前文，并未对红色反线有任何概念性的介绍或定义，突然有此描述，未免突兀，令人对“反线”的概念摸不着边际，进而影响到对“眉首”的理解。在之后的提到“版记中各要素下均加一条反线，宽度同版心”，也没有说明眉首下红色反线是否与版记中的反线是同一回事。对事物作出定义或进行概念解说，目的都是帮助人们认识事物的本质。学习一门学科，若不了解学科本质，就谈不上深入学习。同样，《实用应用文写作》[3]教材（胡伟、周红梅、赵崇平主编）也对此解释缺失，第24-25页解释行政公文一般格式时说：“置于公文首页红色反线以上的各要素统称眉首”，而之前也没有涉及红色反线的定义或解释。这一叙述存在以下问题：首先，前文尚未介绍反线，后文就用其来解说眉首，不符合事物的认识规律；其次，用不明了的红色反线定义解释另一定义，并不能真正阐述眉首的定义，至少没让读者明白眉首应当包含哪些要素；再次，始终未给红色反线下任何定义。《格式》中，定义概念缺失的还有骑马订等。如第7条第4点对“装订要求”的阐述：“公文应左侧装订，不掉页。包本公文的封面与书芯不脱落，后背平整、不空。两页页码之间误差不超过4mm。骑马订或平订的订位为两钉钉锯处订眼距书芯上下各1/4处，允许误差±4mm。平订钉锯与书脊间的距离为3～5mm；无坏钉、漏钉、重钉，钉脚平伏牢固。”由于全文并没有解释什么是骑马钉，导致行政公文写作教材在涉及装订要求时，也含糊其词。如《应用写作》[4](张德实主编，高等教育出版社2000年版)第23页，在讲述“装订要求”时，只概略地提到：“公文左侧装订，不掉页。”行政公文教材在表述“反线”、“骑马订”时采取避而不写的方式，一方面是由于教材篇幅所限；另一方面，是因为《格式》没有下相关定义，教材编写者不方便自行下定义解释。中山大学陈少夫教授在应用文写作研究和教学领域贡献巨大，由他牵头编著的《应用写作教程》[5]曾试图解决这一困惑，在该教材第114页对反线做了进一步的解释：“所谓眉首，就是公文版头，即公文首页在红色反线至页面顶端的部分。公文的眉首与主体部分用一条较粗的红色横线分开，这条红线就称为红色反线……”该定义强调了反线是一条较粗的红线，但到底有多粗，无从得知，也无法在计算机上进行具体设置，只能由各公文制定者自行操作。因为无相关标准可循，导致各级公文中出现了各类粗细不一的反线。

（二）操作标准阐述模糊

随着科技的发展，办公自动化日益普及，怎样使公文的写作更符合计算机操作要求的问题日益凸显。《格式》的许多标准与计算机操作要求相去甚远，使行政公文办公自动化缺乏可操作性。

1.将“行”表述为“标识公文中纵向距离的长度单位。本标准以3号字高度加3号字高度7/8倍的距离为一基准行；公文标题以2号字高度加2号字高度7/8倍的距离为一基准行。”这一标准中，至少有2项不易操作的内容：一是“行”的概念不清，所谓纵向距离是指纸张的高度，还是指字行之间的高度，或是上一行底端到下一行底端的高度，就很不明确；二是在计算机上实现字号7/8倍的距离是一个艰难的工作程序，非普通人能够胜任。

2.规定发文机关标识的字号“应小于22mm×15mm（高×宽）”。这个标准如何掌握，难道用尺测量？如果能给定一系列标准的字号，就容易操作了。3.版心尺寸规定为156mm×225mm，看似具体，却无法直接操作。试想，有什么办法能在word文档直接将版心设成规定的规格？《格式》的表述问题，直接影响到人们的理解，乃至影响行政公文写作教材的编写，进而影响到教学。陕西交通职业技术学院辛华和戴夏燕主编的《新编经济应用文写作》[6]是相当优秀的教材，该教材第28-29页“绘出上行文首页版式和下行文、平行文首页版式，并标上必要的数据”，也仅仅是标上有关用纸规格、天头、订口及版心的数据，至于《格式》未提到的翻口和地脚的数据，被一概忽略了。我们知道，在计算机上不能直接设置版心的尺度，只能通过设置四个页边距来确定。换言之，版心的数据是多余的，地脚和翻口的数据才是必要的。2000年《格式》施行以来，指导专家、学者编写的行政公文写作教材达到了数以千种。虽然当时计算机在我国的应用已经比较普及，大多数机关草拟公文已开始使用计算机完成，但《格式》中许多规定仍与word操作要求风马牛不相及。不管是侧重理论传授还是偏重技能培养的写作学教材，都因为不同程度地拘囿于《格式》，造成某些概念缺失或版式设置叙述模糊不清。教师在这些教材的钳制下教学，是很难准确地传授知识和技能的。为此，有必要修正《格式》中那些不切实际的描述，进一步完善相关规定，发挥其应有的意义和作用。

二、相关建议及措施

修正2000版《格式》，改编行政公文写作教材的呼声早已有之。如魏成春、范文春早在2003年就撰文《<国家行政机关公文格式>亟待修订》，对2000版《格式》的内容提出14条修改建议。[7]本文拟从办公自动化的角度，就2000版《格式》的修正方法以及行政公文写作教材编写的改进方法提出建议，以期能对新版《格式》的制定以及新教材的编写起到一定的参考作用。

（一）概念要明确，要符合办公自动化时代的相关定义

1.有关“行”的定义。

（1）将“基准行”定义为上一行字列底端到本行字列底端的纵向距离，亦可定义为上一行文字顶端到下一行文字顶端的纵向距离。

（2）鉴于在word文档直接操作“每面排22行”（参看下文排版规格处）后，行距已经固定，所以不需要再额外规定行距的数值。

2.有关“公文页边”与“版心尺寸”的定义。

（1）援引计算机用语上页边距、下页边距、左页边距、右页边距分别替代冷僻的公文名词天头（上白边）、地脚（下页边距）、订口（左白边）、翻口（右白边）。由于计算机使用的普及性，即使省略对用语的解释，也不影响人们的理解。

（2）明确各页边距的尺寸。上页边距37mm；下页边距35mm；左页边距28mm；右页边距26mm；根据实际需要，各页边距可±1mm。

（3）将版心定义为上、下、左、右页边包围的区域（设置好各页边距，版心尺寸就是156mm×225mm）。

3.有关“反线”的定义。

（1）要明确反线的概念。置于眉首与主体以及版记各项内容之间，用以隔开各部分内容的线条即为反线。

（2）指出反线的长度为156mm，最好能确定磅数，建议规定为2磅。

（二）各项规定要符合计算机操作要求，易于实施

1.排版规格操作。

（1）一般微机系统的小标字体需要另行安装，因此，建议取消使用小标字体的规定，直接使用一般系统自带的字体。

公文格式及范文 第3篇

一、函的概念

函是不相隶属机关之间相互洽工作、询问和答复问题，或者向有关主管部门请求批准事项时所使用的公文。

函作为公文中惟一的一种平行文种，其适用的范围相当广泛。在行文方向上，不仅可以在平行机关之间行文，而且可以在不相隶属的机关之间行文，其中包括上级机关或者下级机关行文。在适用的内容方面，它除了主要用于不相隶属机关相互洽工作、询问和答复问题外，也可以向有关主管部门请求批准事项，向上级机关询问具体事项，还可以用于上级机关答复下级机关的询问或请求批准事项，以及上级机关催办下级机关有关事宜，如要求下级机关函报报表、材料、统计数字等。此外，函有时还可用于上级机关对某件原发文件作较小的补充或更正。不过这种情况并不多见。

二、函的特点

（一）沟通性。函对于不相隶属机关之间相互洽工作、询问和答复问题，起着沟通作用，充分显示平行文种的功能，这是其他公文所不具备的特点。

（二）灵活性。表现在两个方面：一是行文关系灵活。函是平行公文，但是它除了平行行文外，还可以向上行文或向下行文，没有其他文种那样严格的特殊行文关系的限制。二是格式灵活，除了国家高级机关的主要函必须按照公文的格式、行文要求行文外，其他一般函，比较灵活自便，也可以按照公文的格式及行文要求办。可以有文头版，也可以没有文头版，不编发文字号，甚至可以不拟标题。

（三）单一性。函的主体内容应该具备单一性的特点，一份函只宜写一件事项。

三、函的分类。

（一）按性质分，可以分为公函和便函两种。公函用于机关单位正式的公务活动往来；便函则用于日常事务性工作的处理。便函不属于正式公文，没有公文格式要求，甚至可以不要标题，不用发文字号，只需要在尾部署上机关单位名称、成文时间并加盖公章即可。

（二）按发文目的分。函可以分为发函和复函两种。发函即主动提出了公事事项所发出的函。复函则是为回复对方所发出的函。

（三）另外，从内容和用途上，还可以分为洽事宜函，通知事宜函，催办事宜函，邀请函、请示答复事宜函，转办函，催办函，报送材料函等等。

四、函的结构、内容和写法

由于函的类别较多，从制作格式到内容表述均有一定灵活机动性。主要介绍规范性公函的结构、内容和写法。

公函由首部、正文和尾部三部分组成。其各部分的格式、内容和写法要求如下：

（一）首部。主要包括标题、主送机关两个项目内容。

1、标题。

2、主送机关。

（二）正文。其结构一般由开头、主体、结尾、结语等部分组成。

（三）结尾。一般用礼貌性语言向对方提出希望。或请对方协助解决某一问题，或请对方及时复函，或请对方提出意见或请主管部门批准等。

（四）结语。通常应根据函询、函告、函或函复的事项，选择运用不同的结束语。如“特此函询（）”、“请即复函”、“特此函告”、“特此函复”等。有的函也可以不用结束语，如属便函，可以像普通信件一样，使用“此致”、“敬礼”。

（五）结尾落款。一般包括署名和成文时间两项内容。

署名机关单位名称，写明成文时间年、月、日；并加盖公章。

五、撰写函件应注意的问题

函的写作，首先要注意行文简洁明确，用语把握分寸。无论是平行机关或者是不相隶属的行文，都要注意语气平和有礼，不要倚势压人或强人所难，也不必逢迎恭维、曲意客套。至于复函，则要注意行文的针对性，答复的明确性。

其次，函也有时效性的问题，特别是复函更应该迅速、及时。像对待其他公文一样，及时处理函件，以保证公务等活动的正常进行。

例文通知事宜函

xxx办公厅关于羊毛产销和质量等问题的函

国办函[19xx]2号

国家计委、经贸办、农业部、业部、经贸部、纺织部、技术监督局：

为进一步发展我国羊毛生产，搞活羊毛流通，提高羊毛质量，根据xxx领导同志的批示，现就有关问题通知如下：

一、要切实抓紧抓好草场改造和羊种改良工作。（略）

二、技术监督局要加强羊毛的质量监督和检验工作。（略）

三、要尽快组织直接进入国际羊毛拍卖市场。（略）

四、为了促进国内养羊业的发展，支持纺织工业生产和扩大出口创汇。（略）

上述有关政策，请有关部门、各地区特别是羊毛生产区认真研究落实，执行中的问题，由国家计委和经贸办协调，并督促落实。

xxx办公厅（盖章）

二0xx年一月三日

公文格式（函、请示、报告、通知、规定的公文格式）之二

《通知》写作要点

通知是下行文，要求下级机关办理、执行或服从安排的文种。通知讲究时效性，是告知立即办理、执行或周知的事项。

一、标题：制发机关＋事由＋通知。

二、正文：㈠通知前言：即制发通知的理由、目的、依据。例如“为了解决×××的问题，经×××批准，现将×××，具体规定通知如下。㈡通知主体：写出通知事项，分条列项，条目分明。

三、结尾：三种写法：㈠意尽言止，不单写结束语。

㈡在前言和主体之间，如未用“特作如下通知”作为过渡语，结尾可用“特此通知”结尾。㈢再次明确主题的段落描写。

通知格式：（指示性通知）

北京积水潭医院关于××××××的通知

各科室：

××××××××××××××××××××××××××××××××

×××××××××××××××××××××××××××。

北京积水潭医院

二○xx年三月十日

例文(指示性通知)

xxx关于调整证券交易印花税中央与地方分享比例的通知

国发(19xx)×号

各省、自治区、直辖市人民政府，xxx各部委、各直属机构:

改革开放以来，我国证券交易市场有了很大发展，证券交易规模不断扩大，证券交易印花税也有了较大幅度的增长。为进一步规范证券交易市场，妥善处理中央与地方的合配比例，增强中央宏观调控能力，xxx决定，自19xx年1日1日起，将证券交易印花税分享比例由现行的中央与地方各50%，调整为中央80%、地方20%。有关地区和部门要从全局出发，继续做好证券交易印花税的征收管理工作，进一步促进我国证券市场的健康发展。

xxxxxx

二0xx年十二月十六日

通知格式：（会议性通知）

关于×××××××××××××××会议的通知

各职能处室：

定于×月×日召开××××会。现将有关事宜通知如下：

会议议题××××××××××××××××××××××××××××。

参加人员××××××××××××××××××××××××××××。

会议时间×月×——×日（会期×××，×××××报到。）

会议地点××××××××××××××××××××××××××××。

有关事宜（一）××××××××××××××××××××××××××××。

（二）××××××××××××××××××××××××××××。

（三）×××××××××××。

联系人：×××，电话：××××××××，传真：××××××××。

北京积水潭医院

公文格式及范文 第4篇

宁秦政办字〔20xx〕5号

*人民政府办公室文件

宁秦政办字〔20xx〕5号

关于执行新版党政机关公文格式标准的通知

各街道办事处，区政府各部门，各直属单位：

20xx年，xxx中央办公厅、xxx办公厅联合起草的《党政机关公文格式》(国标代号GB/T 9704—20xx)正式颁布，对党政机关公文格式标准进行了修订，对中国xxx机关、国家行政机关公文格式进行了标准化统一。原1996年颁布的《中国xxx机关公文处理条例》所述公文格式标准、1999年颁布的《国家行政机关公文格式》(国标代号GB/T9704-1999)同时作废。

新版《党政机关公文格式》相较此前标准主要有以下六点重要变化：

1、中国xxx机关、国家行政机关均统一使用该公文格式标准。党政机关公文纸张统一为A4类型国际标准纸张。

2、删除主题词要素，公文版记部分不再标明主题词。

3、密级、紧急程度标在公文左上角。

4、统一发文机关署名格式要素标准，党政机关公文正文后的落款必须写有发文机关全称。

5、成文日期使用阿拉伯数字表示。

6、公文页码由居中改为标记在公文外侧(奇数页靠右，偶数页靠左)。

根据新版格式要求，结合本区实际，现通知如下：

1、各街道办事处、区政府各部门、各直属单位要认真组织学习、传达《党政机关公文格式》内容，严格按照新标准要求进行公文拟稿、排版、印制。自20xx年2月1日起，上报区政府的请示、报告必须符合新标准要求，区政府办原则上不再接收不符合要求的上报公文。

2、从资源节约的角度出发，尚在使用16K国家标准纸张的部门，要逐渐过渡为使用A4国际标准纸张。

附件：1.《党政机关公文格式》(摘要)(国标代号GB/T 9704—20xx)

2. 秦淮区政府机关公文上行文格式样稿

*人民政府办公室

20xx年1月14日